E L Berg
Overproduktie
van informatie
Veel organisaties zijn, nadat zij
aandacht hebben besteed aan hun
structuur en besluitvormingsprocessen,
thans overgegaan tot het formuleren van
een informatiebeleid. Informatie is de
grondstof waarvan beslissingen zijn
gemaakt. De kwaliteit van beslissingen
zal derhalve onmiddellijk samenhangen
met het gehalte der gehanteerde informatie. Is de organisatie geherstructureerd, zijn de besluitvormingsprocessen
onder controle gebracht, dan dient nu de
informatie goed geselecteerd, handig
opgeslagen, eenvoudig op te zoeken, en
bij voorkeur relevant te zijn.
Over organisaties hebben March en
Simon zo’n 25 jaar geleden een boek geschreven dat erg bekend is geworden 1).
Simon behoeft bij lezers van dit blad geen
introductie: de Erasmus Universiteit
Rotterdam liet haar inzicht ineconomisten van wereldklasse blijken door Simon,
en niet Fried man, eeneredoctoraat aan te
bieden nog voor hij de Nobelprijs voor
economic ontving, overigens voor een
reeks boeken en artikelen die bijna
geheel tot het domein van de bestuurs- en
besliskunde en aanverwante terreinen
behoren. Simon is gei’nteresseerd in het
rationele in de mens. Hij onderzoekt in
het bijzonder welke regelmatigheden uit
het beslisgedrag van mensen blijken. Hij
is een groot psycholoog en computerdeskundige.
March daarentegen blijft geboeid
door het onvoorspelbare, het chaotische
en niet rationed verklaarbare in het
menselijk gedrag. Een wetenschappelijk
werk waaraan March heeft meegewerkt
staat dan ook steeds garant voor
originele en cynische theorieen, waaruit
steeds valt te verklaren waarom de
voortgang der menselijke beschaving
niet noodzakelijkerwijs ook een vooruitgang behoeft te betekenen. Zo is March
medeverantwoordelijk voor de vuilnisbaktheorie in de besluitvorming: in
complexe, slecht gestructureerde organisaties met een ten dele vlottende
bevolking, zoals universiteiten, is het
niet zo dat er netjes iemand een probleem
heeft, een oplossing zoekt, kosten en
baten afweegt en ten slotte beslist. Neen,
iemand heeft een oplossing (bij voorbeeld een studentenassistent over), maar
geen probleem. In een vergadering over
de bouw van een parkeergarage ontmoet
hij toevallig een collega die een assistent
zoekt. De kans dat dit probleem tijdens
de koffiepauze van die vergadering aan
de orde kwam, was klein. De anarchie
overheerst.
ESB 28-4-1982
Samen met Feldman schreef March
een artikel over informatie binnen
organisaties 2). Voldoende boeiend om
uw aandacht te vestigen op enkele
essentiele elementen daaruit. De officiele
theorieen over beslissingen binnen organisaties gaan uit van behoefte aan
relevante informatie, het streven naar
meer relevante informatie afhankelijk van
kosten en baten, het beslissen op basis
van die relevante informatie. Maar wat
blijkt in de praktijk? Veel informatie
binnen organisaties heeft weinig waarde
voor het beslissen, veel wordt verzameld
ter rechtvaardiging van een reeds genomen beslissing, veel informatie wordt
niet gebruikt tijdens het besluiten, maar
toch wordt daarna steeds meer informatie gevraagd. Zijn voor die voor ieder
bekende verschijnselen nu ook structurele verklaringen voorhanden? Feldman
en March verschaffen fraaie hypothesen.
In de eerste plaats leidt de vergaande
arbeidsdeling binnen organisaties tot een
splitsing tussen de informatieverzamelaars en de informatiegebruikers. Verzamelaars hebben weinig stimulans de gebruikers niet te overladen; wat relevant
is, kunnen zij niet steeds beoordelen.
Vervolgens verzamelen organisaties informatie over de omgeving zonder
beslissingen te willen nemen: zij willen
verrassingen voorkdmen en daartoe is
een voortdurende informatiestroom
noodzakelijk.
Verder is het een bekend en belangwekkend verschijnsel dat informatie veel
aspecten van een collectief goed heeft: is
het eenmaal voortgebracht en gebruikt,
dan kan een ieder er over beschikken
zonder extra kosten.
Ten derde wordt informatie in besluitvorming gebruikt om het eigen doel te
bereiken. Dus zal veel informatie bewust
vervormd zijn om een bepaald doel te
bereiken. Binnen en tussen organisaties
kan dat betekenen dat over een zelfde
onderwerp veel uiteenlopende informatie wordt verzameld en verwerkt door
mensen met verschillende doelen.
Ten slotte zijn organisaties vestingen
van rationed gedrag: het gebruik van
informatie symboliseert dit en suggereert
competent handelen. Het is moeilijk de
kwaliteit van besluiten te beoordelen:
vaak blijken die pas zeer laat, of kan men
over het nut van mening verschillen.
Maar dat meer informatie betere beslissingen oplevert, dat geloof delen wij
alien; in theorie misschien niet, maar in
de praktijk wel! Aangezien het verzamelen en gebruiken van informatie (rapporten, wetenschappelijk onderzoek, statistieken enz.) bij beslissingen een
belangrijke symbolische functie heeft,
verzamelen organisaties (en individuen)
consistent meer informatie dan orthodoxe besluitvormingstheorieen kunnen
verklaren.
We kunnen ons natuurlijk best een
maatschappij voorstellen waarin het
steeds meer informatie willen verzamelen, het steeds vragen om meer rapporten
en analyses, tekenen zouden zijn van
besluiteloosheid. Maar dat vraagt om
geheel andere symboliek. Dan moeten
vooroordelen tegen de vlakte, zoals de
gedachte dat in een tijdschriftartikel
minder ideee’n kunnen schuilgaan dan in
een boek, dat een scriptie in elk geval een
flinke lengte moet bezitten, dat veel
voetnoten de kwaliteit van het geschrevene mede bepalen. Kortom, het vooroordeel dat de hoeveelheid informatie
steeds de kwaliteit van de beslissingen
bepaalt.
Overproduktie van informatie zal
vooral optreden wanneer de situatie
complex is, als de kwaliteit van beslissingen pas op lange termijn blijkt, wanneer
de beslissing afhangt van andere besluiten, als er geen andere legitimerende
mythen bestaan (traditie of geloof). Dus
vinden we Overproduktie van informatie
vooral in het openbaar bestuur, aan de
top van organisaties en eerder in
universiteiten dan in een voetbalclub,
meer in het bedrijfsleven dan in kerk of
gezin.
Wie, aangespoord door deze column,
het beschreven artikel leest, begrijpt het
chaotische element in zijn omgeving
misschien iets beter.
1) March en Simon, Organizations, Wiley,
1958.
2) Feldman en March, Information in organizations as signal and symbol, Administrative Science Quarterly, 1981, biz. 171-186.
423