Bedrijfskundig
O
I o T^l o}
De primaire trits van profit- en
non-profit-organisaties
J. VAN DE GRAAF*
Inleiding
Bij de beoordeling van de effectiviteit
van organisaties, maar ook bij pogingen
om deze te verbeteren, heeft men behoefte aan een fundamenteel, kort en duidelijk geformuleerd uitgangspunt dat universeel bruikbaar is. Een uitgangspunt
dat hieraan beoogt te voldoen, werd zes
jaar geleden door ons ontwikkeld en sedertdien gebruikt. We noemen het ,,de
primaire trits”. De waarde ervan ligt niet
in het nieuwe van de inhoud, doch in de
overzichtelijke logica. Dit blijkt zowel
voor de onderzoeker als voor de onderzochte procesversnellend en -verbeterend te werken.
Het woord ,,primair” wordt hier gebruikt in de betekenis: niet herleidbaar
tot iets voorafgaands. letsfundamenteels
dus. Dit begrip wordt gekoppeld aan een
drietal (trits) criteria, namelijk:
— de primaire functie;
— het primaire doel;
— de primaire voorwaarde.
Deze trits (driepoot) vormt het fundament van elke organisatie, ongeacht of
dit een ministerie, een machinefabriek,
een levensverzekeringmaatschappij, liefdadigheidsinstelling of wat dan ook is.
Elke pool heeft een normatieve begripsinhoud die niet veronachtzaamd, gerelativeerd of door toevoegingen uitgebreid
kan worden zonder de effectiviteit van de
organisatie wezenlijk uit te hollen. Alles
wat daaraan wordt toegevoegd en wellicht bruikbaar is voor de realisatie van
een effectieve en efficiente organisatie, is
ten opzichte van de primaire trits secundair en valt daarom buiten het bestek
van dit artikel. Het begrip secundair
duidt hierbij op de rangorde. Aandacht
voor het secundaire zonder dat aan het
primaire is voldaan, leidt niet tot een
effectieve organisatie.
De primaire functie
Voor elke organisatie geldt dat de ratio van haar bestaan, haar primaire functie, buiten de organisatie zelf ligt. De
ESB 12-5-1982
primaire functie is namelijk gelegen in
het voorzien van de buitenwereld met de
goederen en/of diensten die — thans —
het oogmerk van haar bestaan vormen.
Dit uitgangspunt is essentieel. Het stelt
in feite dat de organisatie de rechtvaardiging van haar bestaan ontleent aan het
nut dat anderen — buiten de organisatie
dus — hechten aan haar produkten of
diensten.
De motieven waarom een organisatie
werd opgericht, kunnen samenvallen
met haar primaire functie. Dit is bij nonprofit-organisaties relatief vaker het geval dan bij profit-organisaties. Bij profitorganisaties kan bij voorbeeld het motief
tot oprichting zijn geweest dat men voor
zich zelf wilde beginnen of dat men in een
eigen zaak een hoog inkomen vermoedde. Voor de primaire functie zijn de
oprichtingsmotieven echter niet relevant
omdat de primaire functie per definitie
aan de organisatie en nooit aan personen
is gekoppeld; 66k niet in een eenmansonderneming.
Het primaire doel
Omdat de primaire functie van de organisatie buiten ligt, volgt daar onontkoombaar uit dat haar primaire doel ook
op de buitenwereld moet zijn gericht.
Namelijk: het leveren van een zodanige
bijdrage aan die buitenwereld dat daaruit inkomen kan worden verkregen.
Het is principieel irrelevant of dat inkomen verkregen is uit directe verkopen,
collectes, heffingen of budgetallocaties.
In alle gevallen wordt door derden afgewogen c.q. behoort door derden te worden afgewogen, hoe men de rol als ,,leverancier” wil c.q. wil doen honoreren.
De situationele verschillen in de wijze
van inkomensverkrijging zijn praktisch
echter van verstrekkende betekenis. Het
afwegingsproces werkt het best als de afnemer de vrije keus heeft of, bij wie,
en hoeveel hij zal besteden. Men kan verwachten dat de kans op het aantreffen
van minder effectieve organisaties toeneemt naarmate het afwegingsproces
minder individueel gebeurt. Het minst
bevredigend werkt de afweging als de
vrije keus ontbreekt en de koopbeslissers
bovendien niet in persoon samenvallen
met de betalers. Tot deze categoric behoort de collectieve sector die circa 65%
van de nationale uitgaven uitmaakt.
De primaire voorwaarde
De primaire voorwaarde voor elke organisatie is dat zij moet uitkomen met
het inkomen dat wordt verkregen als gevolg van de vervulling van het primaire
doel. Ook dit principe werkt, naar gelang
de situatie, kwalitatief en praktisch verschillend uit. Organisaties die hun produktie in concurrentie moeten ruilen tegen inkomen, moeten zich zowel voortdurend bezinnen op het versterken van
hun concurrentiekracht (het primaire
doel) als zien uit te komen met hun inkomen (de primaire voorwaarde).
Naarmate dit spanningsveld zwakker
is of zelfs ontbreekt, is de tendens groter
om het inkomen aan de kosten aan te
passen. Het zicht op de primaire trits
vervaagt. De organisatie wordt ineffectief en duur. Men ziet dit verschijnsel relatief het meest bij ondernemingen die
lange tijd rendabel in gunstige markten
opereren en bij organisaties die in concurrentieloze situaties werken.
De beoordeling van een organisatie
Als men een organisatie op effectiviteit wil beoordelen, is de primaire trits
ook het primair te hanteren middel om
vast te stellen of het fundament van de
organisatie voldoende gezond is. Het
gaat daarbij dan om de beleidsfilosofie
die — al dan niet consistent — in de diverse geledingen wordt aangetroffen en
gerealiseerd. De mate waarin tekortkomingen worden aangetroffen, correleren
zoals reeds gesteld met de mate van concurrentie, maar ook met de omvang en
complexiteit van de organisatie. Is de
concurrentiesituatie weinig dominant of
afwezig,deorganisatiegrootencomplex,
dan komt de neiging die van nature in
elke organisatie lijkt te bestaan om zich
als geheel of in onderdelen ego-gecentreerd op te stellen, het sterkst tot ontwikkeling. De discussies over de betekenis en invulling van de primaire trits
voor de desbetreffende organisatie, blijken een boeiende en vruchtbare bijdrage
om verbeteringen te realiseren. Op deze
fase volgt als vanzelf de structurering
van de processen binnen de organisatie
gericht op het effectief en efficient opereren. Afsluitend volgt zo nodig dan nog
een aanpassing in de functionele structuur.
* De auteur is als senior-adviseur verbonden
aan organisatie-adviesbureau Berenschot B.V.
te Utrecht.
495
De primaire trits en de praktijk
Na lezing van het voorgaande zal de
vraag naar voren komen waarom nietal-
tijd volgens de eigenlijk vanzelfsprekende principes van deze filosofie wordt
gehandeld. We geven een paar voorbeel-
den terillustratie betreffendede structuur
en omvang van de organisatie en de instelling van de leiding aan de top.
Organisatie
Hike organisatie van enige omvang
heeft een functionele structuur. De te
verrichten werkzaamheden zijn trapsgewijs onderverdeeld naar hoofdfuncties
en daarbinnen weer naar soort werk. Zo
ontstaat het bekende functionele organisatieschema dat deze opdeling aangeeft.
Naarmate de omvang van de aldus op-
Het kan echter voorkomen dat een organisatie dermate complex en omvangrijk is dat het menselijkerwijs niet of te
moeizaam mogelijk is om de gewenste
effectiviteitsverbeteringen te realiseren.
In die gevallen moet de organisatiestructuur fundamenteel worden gewijzigd en
kan niet met een aanpassing hier of daar
worden volstaan.
Het.kan ook voorkomen dat de leiding
aan de top te kort schiet in het vervullen
van de zojuist aangeduide rol. Dit kan
uiteenlopende oorzaken hebben, zoals:
— men is nog zeer winstgevend;
— men werkt in een concurrentieloze
positie;
— men concentreert zich op andere doelen dan die uit de primaire trits volgen;
— men concentreert zich op eigen be-
kwaamheden.
gedeelde organisatie toeneemt, neemt
ook het risico toe dat het zicht op de
primaire trits vervaagt, doordat men
Omdat ook aan topleiders niets menselijks vreemd is, tenderen langdurige si-
gaat denken vanuit de functies of vanuit
afdelingsbelangen. In Elseviers Magazi-
tuaties van gunstige resultaten tot ver-
ne van 12 december 1981 is een verslag
opgenomen van een interview met de
aandacht voor toekomstgericht ontwik-
minister van Binnenlandse Zaken over
ken van openingen voor toekomstige
de werking van de overheidsorganisatie,
concurrenten. Wordt de marktsituatie
dat dit punt indringend illustreert. We citeren enkele uitspraken:
,,De gewenste samenbundeling in een zelfstandige dienst voor de verkeersveiligheid
kwam niet tot stand. Het bleef steken indeelbelangen en competentiekwesties… Daarbij
raakte totaal in de vergetelheid dat de rijks-
slapping. Dit kan leiden tot te geringe
kelingswerk, te hoge kosten en het ma-
minder gunstig, dan ontstaan onvermijdelijke calamiteiten. Als de leiding aan
de top zich meer op een intern beredeneerd concept orienteert dan op een vanuit de buitenwereld georienteerd concept, dan is men van het toeval afhankelijk of het concept slaagt.
overheid een dienstverlenend instrument is,
met de dure plicht zo doeltreffend mogelijk
het belang van de burgers te behartigen”.
het erom gaat het oude of overbodige op te
heffen”.
In de primaire trits trof men de woor-
den ,,werkgelegenheid” en ,,winst” niet
aan. Waarom niet? De hoofdreden waarom het woord winst niet in de primaire
De bovengenoemde gevaren bedreigen elke organisatie van enige omvang,
ook in de profit-sector. Dit kan tot uiting
komen in animositeit tussen de commercie’le en technische groepen, slechte le-
treft dit voornamelijk kosten die voor
veringen, te laag prestatieniveau bij de
het voortbestaan moeten worden gedekt,
produktenontwikkeling, te hoge kosten
enz. In feite geldt de filosofie van de primaire trits niet alleen voor de totale organisatie, maar ook voor de relaties tussen de groeperingen binnen de organisatie. Daarom is het van belang ook op die
zoals:
— de rente aan aandeelhouders;
— het financieren van ontwikkelings-
onderlinge relaties dezelfde filosofie toe
zal de kostennormering in een profit-organisatie in het algemeen scherper zijn
dan in die non-profit-organisaties die
het inkomen gemakkelijk aan de kosten
kunnen aanpassen. De dan resulterende
kostenroyaliteit kan men in zekere zin
als een in kosten vertaald overschot, respectievelijk winst zien. Niet ongebruikelijk is verder het vermijden van overschotten op toegewezen jaarbudgetten.
Ook de werkgelegenheid komt in de
primaire trits niet voor. Gezien de werkloosheidsontwikkeling is het op zich begrijpelijk dat er vanuit de maatschappij
stemmen worden gehoord die stellen dat
het bedrijfsleven en de overheid banen
dienen te creeren.
Hoewel de gehele maatschappij, dus
ook het bedrijfsleven, gebaat is bij een
zo groot mogelijke werkgelegenheid, is
noch was het creeren van werkgelegenheid een taak van het bedrijfsleven.
Werkgelegenheid is altijd het gevolg van
de uitoefening van de primaire functie.
Vandaar dat dit woord bij de beschrijving van de primaire trits niet voorkomt,
evenmin trouwens als het woord ,,winst”.
Werkgelegenheid en winst zijn de resultante van vrije keuzen die de werknemers
in hun dubbelrol als consument hebben
uit een goeddeelsinternationaalaanbod.
Op grond van de relatie tussen kwaliteit
en prijs en bestedingsvoorkeuren kiezen
zij uit de alternatieven. Deze vrije
keuzepatronen bepalen de omvang van
de afzet en dicteren de kostenniveaus
van het bedrijfsleven, met al dan niet vol-
doende werkgelegenheid en winst als reEnkele verwante vraagstukken
,,We zijn grootmeesters in het bedenken van
nieuwe dingen, maar volstrekt ,,impotent”als
ming uit de winst worden betaald. Ook
trits voorkomt, is dat dit eigenlijk een
onzuiver en verouderd begrip is. Analy-
seert men de winstbestemming, dan be-
sultante.
Het scheppen van werk was, afgezien
van tijdelijke noodsituaties (werkver-
schaffing) evenmin een taak van de overheid. Wel een taak van de overheid was
om — mede in overleg en samenspel met
de sociale partners — de condities te
scheppen, waaronder werkgelegenheid
zou kunnen ontstaan. Waar de overheid
overgaat tot het rechtstreeks scheppen
van arbeidsplaatsen in organisaties in de
kwartaire sector, in strijd met de primaire functie van die organisaties, is het ge-
vaar van inefficiency groot.
kosten;
— vergroting van het eigen vermogen in
verband met inflatie en eventuele
groei;
— de betaling van vennootschapsbelasting;
— dotaties aan het pensioenfonds;
— eventuele tantiemesenwinstdelingen.
Slot
hoeft te worden gereserveerd voor toekomstige afzetrisico’s en dergelijke, dan
is er sprake van een overschot dat men
De primaire trits is een bruikbaar uitgangspunt bij het beoordelen van organisaties. We hebben gezien dat zowel in
de particuliere als in de collectieve sector
het gevaar groot is dat inefficienties ontstaan wanneer niet aan de uitgangspunten van de primaire trits wordt voldaan.
De praktijk biedt daarvan voorbeelden
te over. Zowel bedrijven als overheids-
als winst kan betitelen. Dit winstbegrip
valt buiten de primaire trits.
instanties kunnen er baat bij hebben zich
stand doen komen van eenheid van den-
aan de hand van het eenvoudige hulp-
ken, vanuit het stramien dat onder de
Maar er is nog een reden om het
middel van de primaire trits voortdurend
primaire trits werd beschreven. Is deze
woord winst in de primaire trits te vermijden. In non-profit-organisaties komen deels ook als kosten beschouwde
uitgaven voor, die in een profit-onderne-
te passen.
Leiding
De instelling van de leiding aan de top
speelt vanzelfsprekend een bepalende rol
bij het al dan niet couperen van de risico’s die uit de structuur en omvang van
de organisatie voortvloeien. Het gaat
daarbij in de eerste plaats om het tot
coordinate bereikt, dan volgen de nadere concretiseringen in doelen, werkpro-
cessen e.d.
496
Is er hierna nog geld over, dat niet be-
op hun functioneren te bezinnen.
J. van de Graaf