Goed rentmeesterschap? Slecht voorraadbeheer!
In de (in-)formatiediscussie is onder
andere gesproken over de hoogte van
het financieringstekort in 1990 als uitgangspunt voor een na te streven norm
in 1994. In welke mate is de huidige
raming van 5% van het nationaal inkomen gunstig be’i’nvloed door incidentele
opbrengsten in 1990? Is 5,25% geen
beter uitgangspunt? Los van het felt dat
incidentele factoren elk jaar een rol spelen, wil ik er meer principieel op wijzen
dat het probleem zich niet in die mate
zou voordoen als zou worden gewerkt
met een scheiding tussen een gewone
diensten een kapitaaldienst, aangevuld
met een goede balans. Opbrengsten uit
de verkoop van deelnemingen zouden
dan hooguit de liquiditeitspositie gunstig bei’nvloeden maar niet het saldo
van de gewone dienst.
Ooit is de balans bepleit door onder
andere A. Mey, als directeur van de
Rijksbegroting en is wettelijk verplicht
gesteld in de Comptabiliteitswet van
1976. Maar welke rol heeft zij gespeeld
in de budgettaire besluitvorming, in het
politieke proces? Wanneer zijn indringende vragen naar aanleiding van het
balansbeeld gesteld? Een meer bedrijfsmatige benadering van het overheidshandelen, ten einde daardoor de
politiekgesteldedoelen beter te kunnen
realiseren, is op enkele terreinen ingevoerd. Het besef is doorgedrongen dat
budgetbeheersing niet mogelijk is zonder een goede administratieve organisatie, wat Mey natuurlijk 40 jaar geleden
al wist. Elke rijksambtenaar die een lezing geeft over financieel management
bij de overheid praat over de ge’ihtegreerde kas- en verplichtingenadministratie, over financiele decentralisatie
binnen het departement en de daarbij
behorende interne budgettering, over
kasbeheer en over de accountantscontrole. Punt, uit. Maar goed rentmeesterschap vereist meer. De overheid die de plicht heeft zo goed mogelijk
om te gaan met de toevertrouwde gemeenschapsmiddelen zou eens wat vaker aandacht moeten en kunnen besteden aan andere onderdelen van het
financieel management. Ook om de ordinaire reden dat daarmee geld te verdienen valt; geld dat kan worden ingezet voor allerlei goede doelen.
Als de begroting luidt in termen van
kas en verplichtingen en als een balans
geen rol speelt, dan valt te voorspellen
dat er geen aandacht wordt besteed
aan voorraadbeheer. Elke uitgave voor
opslag van voorraden en voor bewaking
en administratie van voorraden moet
concurreren met uitgaven voor criminaliteitsbestrijding en milieu, voor verbetering van de sociale uitkeringen enzovoort, en zal dus het loodje leggen. Als
de rijksoverheid zich niet verzekert te-
ESB 18-10-1989
P.B. Boorsma
gen brandschade en inbraak en dergelijke, is er nooit een derde die een kritisch woord spreekt over het voorraadbeheer, en is er nooit de prikkel van een
verlaging van de verzekeringspremie
door het ondernemen van eigen acties.
Het is op tal van gronden dus te voorspellen dat voorraden slecht worden
beheerd, dat er geen correcte voorraadadministratie bij de departementen is,
dat er dus voorraden worden ontvreemd (want ambtenaren zijn mensen
en de gelegenheid maakt de diet), dat
er dus voorkoombare waardedaling van
voorraden optreedt, dat er dus meer
wordt uitgegeven aan nieuwe inkopen
dan nodig is, enzovoort. Is dat goed
financieel management of goed rentmeesterschap? Er zijn natuurlijk uitzonderingen. Zonder dat ik dat kan onderbouwen vermoed ik dat naast enkele
incidentele diensten het Ministerie van
Defensie meer structureel een goede
uitzondering vormt, vanwege de gevoelige aard van de voorraden, in casu
wapens. In mijn vorige column over de
politieke norm voor Defensie-uitgaven
heb ik ook enkele waarderende opmerkingen gewijd aan het financiele
management bij Defensie. Daar Net ik
tegelijk ook een probleem zien dat het
onderhavige onderwerp van voorraadbeheer aangaat. Defensie gaf bepaalde
voorraden opgeslagen wapentuig te
vaak een grote onderhoudsbeurt. Goed
onderhoud kost ook geld: voor opslagruimte, koeling of verwarming, administratie, registratie, rente over geihvesteerd vermogen, bij ‘lagere’ overheden
ook de kosten voor verzekeringen, enzovoort. Ergens is er het gulden evenwicht tussen extra kosten voor voorraadbeheer en waardevermindering
van voorraden.
Is er nooit een derde die een kritisch
woord spreekt, een enkel lid van de
Eerste Kamer daargelaten? De Algemene Rekenkamer heeft er een enkele
keer aandacht aan gewijd en er belangrijke opmerkingen over gemaakt. De
Rekenkamer bestaat 175 jaar. Leve de
Rekenkamer! Het Rekenkamerrapport
Rijksmusea looft de inzet van het personeel werkzaam bij de rijksmusea
maar kraakt het financiele management1. Ik citeer: “registratie van kunstvoorwerpen is een belangrijke taak van
rijksmusea ……. de -registratie was bij
enkele rijksmuseaecht onvolledig…. Bij
veel rijksmusea stond de vindplaats van
objecten niet altijd op papier. Alle rijksmusea kennen een objectenregistratie.
Uit het onderzoek is gebleken dat deze
registratie bij slechts vier rijksmusea
voldoende was …. Bij veel rijksmusea
waren geen (werk)voorschriften voor
bewaking …. Slechts een paar rijksmusea beschikten over een (voorlopig)
rampenplan ….. instructies in geval van
onraad waren inefficient of onvoldoende bekend bij het bewakingspersoneel
…. kluizen bleven, tegen de voorschriften in, open staan …..”, enzovoort.
Zou het voorraadbeheer op departementen beter zijn? De Rekenkamer
heeft in het Jaarverslag van 1987 aandacht besteed aan het voorraadbeheer
bij Rijkswaterstaat . De accountantsdienst van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat heeft bij herhaling
aanmerkingen gemaakt op de administratieve organisatie van het beheer en
de bewaking van de voorraden. Ook de
Algemene Rekenkamer heeft eerder, in
1967, in 1977 en 1984 daarop kritiek
geuit. In het verslag over 1987 schrijft
de Rekenkamer over voorraadbeheer
bij Rijkswaterstaat: “Regels voor voorraadbeheer waren er niet…. adequate
administratieve procedures bij het voorraadbeheer ontbraken. Zo was er geen
functiescheiding (met alle gevaren van
misbruik en diefstal! PBB), bestond het
risico van verlies, konden erte omvangrijke voorraden worden aangehouden
en werd hergebruik belemmerd. Er
vond geen doorberekening van kosten
plaats en evenmin werd bijgehouden
ten behoeve van welke werken de artikelen uit de magazijnen werden gebruikt”. De minister van Verkeer en Waterstaat heeft uiteraard gereageerd en
gesteld dat er veel is geentameerd. We
zullen zien. Maar zijn er bij de andere
departementen ook regelingen getroffen voor een goed voorraadbeheer? De
structuren die ik aan het begin heb genoemd stimuleren daartoe niet.
P.B. Boorsma
1. Algemene Rekenkamer, Rijksmusea, September 1988, Kamerstuk 20 997.
2. Algemene Rekenkamer, Verslag 1987,
Kamerstuk 20 485, biz. 234-235.
1015